Firmy stale poszukują sposobów na optymalizację wydatków i jednoczesne podniesienie efektywności pracy. Jedną z metod, która zyskuje na znaczeniu w tym kontekście, jest korzystanie z kart paliwowych, co przynosi korzyści – w tym w zakresie kosztów pracowniczych. Niezależnie od wielkości floty firmowej, karta paliwowa pomaga kontrolować miesięczne wydatki pracowników i mieć stały wgląd w ogólne koszty paliwa.
Zastosowanie kart paliwowych w firmie
Karty paliwowe, znane także jako karty flotowe lub firmowe karty paliwowe, to specjalne karty, które można wykorzystywać do zakupu paliwa, a w zależności od dostawcy, także skorzystać z myjni czy zapłacić za oleje, akcesoria i inne produkty samochodowe. Karty paliwowe akceptowane są na różnych stacjach paliw i oferują firmom możliwość rozliczania wydatków za pomocą faktur zbiorczych.
Co jest szczególnie interesujące w kontekście kosztów osobowych, karty paliwowe mogą być przypisane do konkretnych pracowników lub pojazdów firmowych. Możliwe jest także ustalenie dziennych limitów wydatków, co pozwala firmom zachować kontrolę nad kosztami paliwa i wydatkami pracowników, nawet na odległość.
Dlaczego karty paliwowe są ważne dla firm?
Istnieje wiele powodów, dla których firmy powinny korzystać z kart paliwowych. Oprócz kontroli kosztów, karty paliwowe oferują inne korzyści zarówno dla firm, jak i pracowników.
#1 Wszystkie wydatki pod kontrolą
Dzięki karcie paliwowej firmy mogą lepiej kontrolować przepływy pieniężne, ponieważ mają pełną kontrolę nad wszystkimi wydatkami. Dział księgowości ma stały wgląd w miesięczne wydatki i dokładnie wie, ile wydaje każdy pracownik lub jaki koszt generuje każdy pojazd. Nie jest już konieczne cotygodniowe czy comiesięczne rozliczanie – firmy mogą na bieżąco monitorować, jakie wydatki są ponoszone przy użyciu kart paliwowych.
Oprogramowanie do zarządzania kontami pozwala na szczegółową analizę ponoszonych kosztów paliwa. Firmy mogą porównać koszty paliwa miesiąc po miesiącu i w razie potrzeby dostosować swoje wydatki. Dzięki tym danym można opracować długoterminową strategię, która przyniesie firmie korzyści.
#2 Mniej pracy administracyjnej
Nie tylko zmniejsza się czas poświęcony na administrację, ale także oprogramowanie online do zarządzania flotą umożliwia bardziej precyzyjne prowadzenie dokumentacji. Nie ma już problemów ze zgubionymi paragonami czy fakturami, które przypadkowo wylądowały w koszu.
#3 Lepsza kontrola pracowników
Dokładne raporty o zużyciu paliwa pozwalają na identyfikację kosztów i optymalizację zużycia paliwa. Jeśli analiza wykazuje, że dany pracownik zużywa znacznie więcej paliwa niż jego koledzy, można go poinformować o konieczności zmiany stylu jazdy. W ten sposób wydatki mogą być kontrolowane, a koszty paliwa – zredukowane.
#4 Większe bezpieczeństwo dzięki systemom ochrony
Karty paliwowe mogą być zabezpieczone systemem PIN, co chroni przed oszustwami. Karty mogą być także powiązane z konkretnymi tablicami rejestracyjnymi. Jeśli podczas płatności dane karty nie zgadzają się z numerem rejestracyjnym pojazdu, płatność zostanie zablokowana. Zapobiega to nadużyciom ze strony pracowników i ułatwia ich wykrycie.
W zależności od dostawcy firma może także otrzymywać powiadomienia ostrzegawcze o podejrzanych transakcjach, co zapobiega oszustwom. Jeśli pracownik tankuje w późnych godzinach nocnych lub zbyt często, kierownictwo jest o tym informowane.
Korzyści kart paliwowych dla pracowników
Karta paliwowa przynosi korzyści nie tylko firmom, ale również pracownikom, znacząco usprawniając codzienną pracę. Firmy, które udostępniają pracownikom karty paliwowe, tworzą sytuację korzystną dla obu stron – procesy administracyjne są zoptymalizowane, a satysfakcja pracowników wzrasta.
Oszczędność czasu dzięki wygodnej obsłudze wydatków
Dla pracowników karty paliwowe oznaczają znaczną oszczędność czasu, ponieważ nie muszą już zbierać i dostarczać paragonów za paliwo. Ten proces, który często generował błędy, przestaje być potrzebny. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na swoich głównych zadaniach, co prowadzi do wzrostu produktywności i zadowolenia.
Większa przejrzystość rozliczeń
Karty paliwowe zwiększają przejrzystość rozliczeń – każda transakcja jest szczegółowo rejestrowana i możliwa do śledzenia w dowolnym momencie. Pracownicy widzą, kiedy i gdzie tankowali oraz jakie były koszty, co buduje zaufanie do systemu rozliczeń.
