Dla niektórych firm kontrola wydatków może stanowić prawdziwe wyzwanie. Wydatki firmowe mają tendencję do wymykania się spod kontroli, pojawiając się niespodziewanie lub powodując dodatkowy stres. W miarę wzrostu kosztów utrzymania, nawet firmy dobrze zorganizowane w zakresie zarządzania wydatkami mogą napotkać trudności. Nieoczekiwane zmiany, takie jak wyższe rachunki w ciągu roku, zwiększone zużycie energii, rosnące koszty paliwa i utrzymania pojazdów, mogą prowadzić do komplikacji finansowych.
Jak odzyskać kontrolę nad kosztami?
Korzystanie z narzędzi ułatwiających monitorowanie kosztów
Nie ma potrzeby prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami na temat wysokości dozwolonych wydatków. Dostępnych jest wiele rozwiązań, które pomagają informować pracowników o limitach wydatków oraz umożliwiają monitorowanie i kontrolowanie dat, godzin oraz rodzajów wydatków. Dzięki temu można uniknąć niejasności co do limitów wydatków dostępnych dla pracowników.
Monitorowanie wydatków firmowych i uzyskiwanie szczegółowych informacji o kosztach za pomocą narzędzi internetowych ułatwia wgląd w wydatki i umożliwia odpowiednie reagowanie na zmieniające się potrzeby budżetowe firmy.
Ograniczanie nadużyć
Niektórzy pracownicy, kierując się myślą „firma zapłaci”, mogą pozwolić sobie na dodatkowe lub niedozwolone z perspektywy firmy wydatki. Takie zachowanie generuje nie tylko niepożądane koszty, ale również prowadzi do niewygodnych rozmów na temat takich działań.
Wprowadzając odpowiednie ograniczenia, np. kategorie zakupowe dla kart paliwowych lub firmowych, zyskują obie strony. Firma ustala wysokość limitu oraz rodzaje zakupów w kategoriach takich jak podróże, wyżywienie czy akcesoria do pojazdów, a pracownicy mają jasno określone zasady używania kart firmowych. Takie rozwiązania, jak karty paliwowe Shell Card od Fleetcor, posiadają zabezpieczenia, takie jak kod PIN, który chroni przed nieautoryzowanym użyciem, kategorie zakupowe ograniczające ryzyko niechcianych wydatków oraz wgląd w raporty wydatków na portalu klienta MyFleetcor.
Ukryte wydatki
Dla wielu firm zrozumienie rzeczywistych kosztów prowadzenia działalności może być trudne, co może szybko wpłynąć na wynik finansowy.
Korzystając z dostępnych narzędzi, w tym kart firmowych i paliwowych, można zredukować problem gromadzenia rachunków przez pracowników oraz nieprzewidzianych kosztów. Rozwiązania te umożliwiają śledzenie kosztów na bieżąco – dziennie, tygodniowo lub miesięcznie – co pozwala lepiej planować budżet.
Ułatwienie administracji
Prowadzenie administracji firmowej może być kosztowne, ale nie musi tak być. Zamiast poszukiwania paragonów za wydatki i zwlekania z procesowaniem kosztów, można otrzymywać faktury zbiorcze za wszystkie transakcje, co usprawnia zarządzanie kosztami. Karty paliwowe Fleetcor eliminują konieczność zbierania paragonów za tankowanie, korzystanie z myjni czy płacenie za akcesoria samochodowe na stacjach.
