Utrzymujące się wysokie ceny paliwa stanowią poważne wyzwanie dla każdej firmy posiadającej samochody służbowe. Większość z nich poświęca czas i energię na wybór pojazdów o niskim zużyciu paliwa oraz dba o ich właściwe utrzymanie, aby ograniczyć koszty paliwa.
Niektóre firmy korzystają z planowania tras opartego na danych, aby minimalizować zużycie paliwa w trakcie podróży służbowych. Inne korzystają z korporacyjnych kart paliwowych, aby obniżyć koszty i lepiej zarządzać wydatkami pracowników. Zrozumienie całkowitych kosztów prowadzenia działalności może być trudne, szczególnie gdy brakuje wglądu we wszystkie wydatki.
Wydatki na każdym kroku
Nie tylko wydatki na paliwo przysparzają problemów działowi księgowości. Zespół odpowiedzialny za płatności doskonale zna inne typowe wydatki, takie jak:
-
Zakwaterowanie
-
Podróże
-
Płatności dla dostawców
-
Zakupy z funduszu drobnych wydatków i zakupy "drobiazgów"
-
Koszty wyżywienia
Każdy z tych wydatków niesie ze sobą własne trudności:
Czas
Ilość czasu poświęconego na śledzenie paragonów, uzyskiwanie zgody przełożonych, księgowanie płatności, obliczanie VAT itp. Każdy wydatek musi zostać zweryfikowany, co wydłuża czas jego rozliczenia.
Powielanie procesowania faktur
Gdy faktury papierowe muszą być procesowane ręcznie, zawsze istnieje ryzyko ich powielenia. Duplikowanie procesowania i płatności może się przydarzyć w zespołach księgowości, które polegają na ręcznych operacjach.
Brak standaryzacji
Każdy dostawca ma swoje preferowane metody płatności. Niektórzy mogą mieć własne platformy do fakturowania i płatności online. Wszystko to zwiększa złożoność opłacania rachunków.
Brak kontroli
Bez możliwości ograniczenia wydatków miesięczne koszty mogą szybko wymknąć się spod kontroli. Oznacza to, że pracownicy mogą nadużywać zasady zakupów firmowych, co generuje dodatkowe koszty. Co gorsza, brakuje wglądu w całkowite wydatki.
Brak przejrzystości
Rozliczenia wydatków składane z miesięcznym opóźnieniem, praktycznie uniemożliwiają uzyskanie rzeczywistego obrazu swojej sytuacji finansowej Jeśli nie jest wiadome, ile zostało wydane, nie można dokładnie obliczyć realnych przepływów pieniężnych. Jeśli zakupy nie są dostępne w systemie księgowym, raporty, szacunki i prognozy są prawdopodobnie niedokładne i nieaktualne.
Oszustwa
Choć to przykre zjawisko, niektórzy pracownicy mogą próbować "naciągnąć" swoje wydatki, wrzucając w koszty nieautoryzowane wydatki. Wykrywanie oszustw może być trudne i czasochłonne, szczególnie gdy dział księgowości opiera się na ręcznym procesowaniu faktur.
Co można ulepszyć?
Nie ma jednego rozwiązania na wszystkie problemy związane z księgowością, ale istnieją rozwiązania, które mogą ułatwić kontrolę i wgląd w koszty. Jednym z takich narzędzi mogą być karty paliwowe Shell Card, które eliminują potrzebę zbierania paragonów oraz dostarczają faktury zbiorcze za wszystkie wydatki paliwowe.
