Karta paliwowa jest wygodna w użyciu i może odciążyć z wielu obowiązków. Dzięki niej nie ma potrzeby zbierania licznych paragonów za tankowanie. Zamiast tego otrzymujesz przejrzyste faktury zbiorcze za wszystkie transakcje, zarówno za płatności za paliwo, jak i dodatkowe usługi zrealizowane za pomocą karty paliwowej. Na czym polega jej działanie i komu może się przydać? Odpowiedzi na niektóre pytania znajdziesz w tym artykule.
Czym tak właściwie jest karta paliwowa?
Karta paliwowa jest podobna do karty kredytowej lub debetowej. Karta paliwowa, jak sama nazwa wskazuje, umożliwia zakup paliwa (i produktów związanych z pojazdami) na stacjach benzynowych.
Jak działa karta paliwowa dla firm?
Dzięki karcie paliwowej dla firm można bez trudu płacić za paliwo przy kasie, tak jak zwykle robi się to za pomocą karty kredytowej lub debetowej. Poniżej wyjaśniamy, jak to działa:
Dokonywanie płatności za paliwo za pomocą karty paliwowej
Jak już wspomnieliśmy, płatność kartą paliwową przebiega w zasadzie tak samo, jak płatność kartą debetową lub kredytową. Karta paliwowa, podobnie jak one, wyposażona jest w pasek magnetyczny lub chip. Ponadto płatność jest autoryzowana przez użycie kodu PIN, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo transakcji.
Gdzie można użyć karty paliwowej dla firm?
W zależności od ich rodzaju karty paliwowe mogą działać na stacjach paliwowych w Polsce i za granicą.
Możliwość tankowania za granicą
Większość kart paliwowych można wykorzystać również w innych krajach, co oznacza, że tej samej karty można z łatwością użyć podczas zagranicznych podróży. Warto wybrać tę opcję, jeśli planujemy często tankować za granicą. Wszystkie wydatki na paliwo zostaną zawarte w fakturach zbiorczych.
Więcej opcji wykorzystania karty paliwowej
Karty paliwowe służą nie tylko do tankowania - mogą być wykorzystywane do różnych celów. Ich ogromną zaletą są dodatkowe korzyści - przy ich użyciu można nie tylko zatankować paliwo, ale również skorzystać z myjni lub zakupić oleje czy płyny samochodowe z rabatem, zgodnie z wybraną ofertą.
Karty paliwowe: dla kogo przede wszystkim?
Warunkiem korzystania z karty paliwowej jest to, aby potencjalny użytkownik był płatnikiem VAT i był zarejestrowany w CEIDG.
Kto może korzystać z kart paliwowych?
Pracownicy
Pracownicy są uprawnieni do używania kart paliwowych, jednak nie mogą samodzielnie wyrabiać kart w imieniu firmy. Zapewnia to większą kontrolę i lepszy przegląd wszystkich wydatków firmy na paliwo.
Kluby, stowarzyszenia i fundacje
Członkowie organizacji lub fundacji mają możliwość tankowania przy użyciu karty i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów.
Menedżer firmy
Niezależnie od tego, czy jesteś małym, czy średnim przedsiębiorcą, jeżdżącym firmowym samochodem również możesz korzystać z kart paliwowych.
Płatności za dodatkowe usługi
Do przeszłości należy uciążliwy obowiązek przechowywania paragonów, a następnie wprowadzania ich do systemu firmy - klient, zgodnie z ustalonym okresem rozliczeniowym, automatycznie otrzymuje zbiorcze faktury od dostawcy kart paliwowych. Wszystko zebrane zostaje na zbiorczych fakturach, zarówno wydatki dokonane za pomocą karty paliwowej, jak i należny podatek VAT. Za pośrednictwem karty paliwowej można również korzystać z innych usług, nie tylko zakupu paliwa, zgodnie z aktualną ofertą. Większość dostawców umożliwia np. opłacenie myjni samochodowej, opłaty drogowe na autostradach itp.
Karta powiązana z konkretną stacją paliw czy uniwersalna?
Wybór uniwersalnej karty paliwowej ma tę zaletę, że można nią płacić na wybranych stacjach paliwowych w całej Europie. W ten sposób można też dowiedzieć się, która stacja benzynowa oferuje najlepsze warunki. W skali roku może to stanowić sporą oszczędność. Musisz jednak odpowiedzieć sobie na pytanie, czy rzeczywiście potrzebujesz sieci ponad 4 tys. europejskich stacji, czy wystarczy ponad 450 stacji w Polsce? Albo, w jakim promieniu powinny się one znajdować (kilkadziesiąt kilometrów czy więcej) oraz które stacje paliw w twojej okolicy są najliczniej reprezentowane? Po odpowiedzeniu na powyższe pytania łatwiej ci będzie dobrać kartę paliwową dla swojej firmy.
